A través de la plataforma de SISTIN, existen 3 tipos de acciones que se pueden generar, las cuales son las siguientes:
- Acciones de indicadores KPI/PPI (Programa de Gestión de Indicador PGI)
- Acciones de folios de Solicitud de Acción Correctiva (SAC)
- Acciones de folios de No Conformidad (NC)
ACCIONES DE INDICADORES KPI/PPI – PGI
En el caso de las acciones del Programa de Gestión de Indicador PGI, intervienen 2 roles los cuales son:
- Dueño del PGI (KPI/PPI): Es quien aparece como responsable del KPI/PPI y se encarga de crear las acciones con las que se va a dar seguimiento al cumplimiento del KPI/PPI
- Responsable de acción de KPI PPI: Son el o los usuarios a los que el Dueño del PGI les asigna acciones a las cuales debe cargarles evidencia de realización.
Las acciones de KPI PPI las define el Dueño del PGI con al menos los siguientes 4 puntos:
- Descripción de la acción
- Fecha de inicio de la acción
- Fecha de finalización de la acción
- Frecuencia con la que se debe realizar la acción.
Las frecuencias que se establezcan definen la cantidad de evidencias a subir. Tomar como referencia la siguiente tabla
| Frecuencia de la acción | Cantidad de evidencias que se deben subir a la acción del KPI/PPI |
| Única | 1 (una) sola evidencia por acción. |
| Diario | 1 (una) evidencia de por mes. |
| Semanal | 1 (una) evidencia de por mes. |
| Catorcenal | 1 (una) evidencia de por mes. |
| Mensual | 1 (una) evidencia de por mes. |
| Bimestral | 1 (una) evidencia cada 2 (dos) meses. |
| Trimestral | 1 (una) evidencia cada 3 (tres) meses. |
| Tetramestral | 1 (una) evidencia cada 4 (cuatro) meses. |
| Semestral | 1 (una) evidencia cada 6 (seis) meses . |
Es responsabilidad del dueño del PGI asegurar que se están cargando las evidencias según la frecuencia establecida; de esa forma se evitan acciones vencidas o sin evidencia.
ACCIONES DE SAC Y NC
Por otro lado, para el caso de las acciones de folios de Solicitud de Acción Correctiva (SAC) y No Conformidad (NC) existen 3 roles que intervienen, los cuales son:
- Originador de SAC / Auditor de NC: Es quien da de alta un folio de SAC o NC y lo asigna con un Responsable.
- Responsable de SAC/NC: Es a quien se le asigna un folio de SAC o NC con el fin de contestarlo de inicio a fin y asignar responsables de acciones.
- Responsable de acciones de SAC/NC: Son él o los usuarios que aparecen dentro de la SAC/NC con acciones inmediatas o acciones del plan de acción asignados.
Para estos folios, las responsabilidades son las siguientes:
- El Responsable de SAC/NC debe contestar todo el folio al forma el equipo multidisciplinario, definir el problema, establecer acciones inmediatas, realizar el análisis causa raíz, establecer acciones de plan de acción y realizar la 2da verificación del folio. (puedes ver una guía de como hacer esta verificación aquí)
- El Originador de SAC/NC es responsable de marcar las evidencias en cumple para las acciones que ya tengan evidencia y notificarle al Responsable de SAC/NC si hay evidencia que debe ajustarse para poder cerrarse. De igual forma debe realizar la primera verificación del folio SAC/NC cuando todas las acciones están en cumple
De manera visual, las acciones quedarían de la siguiente forma:
De igual forma, te compartimos los menús a los que debes acceder para revisar avances como Originador y cerrar evidencias, así como subir evidencias de acciones.
Si tienes alguna duda que no esté la guía, puedes contactar a los siguientes correos para contestarlas e incluirlas en la próxima actualización
Juan Arrieta
jcarrieta@inoacusa.com
Josue Gonzalez
jagonzalez@inoacusa.com
Brayan de León
brayan.deleon@inoacusa.com
Departamento de Sistemas de Gestión (Oficina de ISO)