Con respecto a la no conformidad NC-3680, derivada de la pasada auditoría interna, la cual cita:
“La resolución de problemas relacionados con el no cumplimiento de objetivos no es del todo efectiva”.
A manera de contención, y a fin de validar que la contestación de los SACs y NCs sean efectivas, se implementa a partir de hoy la actividad siguiente (aplicable a todo SAC y no conformidad pendiente de contestar, y a todo aquel que se emita en el futuro hasta nuevo aviso).
Actividad de contención:
En la sección de acciones inmediatas, el responsable de contestar el SAC o la NC, debe agregar la actividad de “Validación de Contestación” y subir evidencia del formato de Excel con la firma del Gerente/Jefe aprobando la contestación.
A través de la plataforma de SISTIN, existen 3 tipos de acciones que se pueden generar, las cuales son las siguientes:
Acciones de indicadores KPI/PPI (Programa de Gestión de Indicador PGI)
Acciones de folios de Solicitud de Acción Correctiva (SAC)
Acciones de folios de No Conformidad (NC)
ACCIONES DE INDICADORES KPI/PPI – PGI
En el caso de las acciones del Programa de Gestión de Indicador PGI, intervienen 2 roles los cuales son:
Dueño del PGI (KPI/PPI): Es quien aparece como responsable del KPI/PPI y se encarga de crear las acciones con las que se va a dar seguimiento al cumplimiento del KPI/PPI
Responsable de acción de KPI PPI: Son el o los usuarios a los que el Dueño del PGI les asigna acciones a las cuales debe cargarles evidencia de realización.
Las acciones de KPI PPI las define el Dueño del PGI con al menos los siguientes 4 puntos:
Descripción de la acción
Fecha de inicio de la acción
Fecha de finalización de la acción
Frecuencia con la que se debe realizar la acción.
Las frecuencias que se establezcan definen la cantidad de evidencias a subir. Tomar como referencia la siguiente tabla
Frecuencia de la acción
Cantidad de evidencias que se deben subir a la acción del KPI/PPI
Única
1 (una) sola evidencia por acción.
Diario
1 (una) evidencia de por mes.
Semanal
1 (una) evidencia de por mes.
Catorcenal
1 (una) evidencia de por mes.
Mensual
1 (una) evidencia de por mes.
Bimestral
1 (una) evidencia cada 2 (dos) meses.
Trimestral
1 (una) evidencia cada 3 (tres) meses.
Tetramestral
1 (una) evidencia cada 4 (cuatro) meses.
Semestral
1 (una) evidencia cada 6 (seis) meses .
Frecuencia para cargar evidencias en acciones de KPI/PPI en el PGI
Es responsabilidad del dueño del PGI asegurar que se están cargando las evidencias según la frecuencia establecida; de esa forma se evitan acciones vencidas o sin evidencia.
ACCIONES DE SAC Y NC
Por otro lado, para el caso de las acciones de folios deSolicitud de Acción Correctiva (SAC) y No Conformidad (NC) existen 3 roles que intervienen, los cuales son:
Originador de SAC / Auditor de NC: Es quien da de alta un folio de SAC o NC y lo asigna con un Responsable.
Responsable de SAC/NC: Es a quien se le asigna un folio de SAC o NC con el fin de contestarlo de inicio a fin y asignar responsables de acciones.
Responsable de acciones de SAC/NC: Son él o los usuarios que aparecen dentro de la SAC/NC con acciones inmediatas o acciones del plan de acción asignados.
Para estos folios, las responsabilidades son las siguientes:
El Responsable de SAC/NC debe contestar todo el folio al forma el equipo multidisciplinario, definir el problema, establecer acciones inmediatas, realizar el análisis causa raíz, establecer acciones de plan de acción y realizar la 2da verificación del folio. (puedes ver una guía de como hacer esta verificación aquí)
El Originador de SAC/NC es responsable de marcar las evidencias en cumple para las acciones que ya tengan evidencia y notificarle al Responsable de SAC/NC si hay evidencia que debe ajustarse para poder cerrarse. De igual forma debe realizar la primera verificación del folio SAC/NC cuando todas las acciones están en cumple
De manera visual, las acciones quedarían de la siguiente forma:
De igual forma, te compartimos los menús a los que debes acceder para revisar avances como Originador y cerrar evidencias, así como subir evidencias de acciones.
A continuación, verás un video de como realizar la 1ra y 2da verificación de los folios SAC y NC en SISTIN.
¡RECUERDA! Es muy importante realizar estas verificaciones para asegurar que las acciones correctivas declaradas se siguen haciendo y son eficaces para atender la causa raiz de la SAC o NC.
Video ISC14
De igual forma, para WITPS puedes ver el procedimiento ISP11 «No conformidad y acción correctiva» para folios de SAC y el procedimiento ISP02 «Auditoría Interna a los sistemas de gestión»para folios de NC.
En el caso de IGNA/SIT puedes ver el procedimiento ISP21 «No conformidad y acción correctiva» para SAC y NC.
Ambos procedimientos los encontrarás en SISTIN.
Aquí podrás descargar el editable ISR64 para poder realizar las verificaciones correspondientes.
A continuación, verás ayudas visuales para saber donde consultar tus solicitudes de cambio, así como revisar y aprobar solicitudes existentes si eres personal relacionado o jefe inmediato de quien origina la solicitud.
Recuerda, si requieres información más específica de como realizar una solicitud de cambio, puedes consultar la instrucción de trabajo ISI09 Gestión de Solicitudes de Cambio (SC) en SISTIN
Departamento de Sistemas de Gestión (Oficina de ISO)
Haz clic en el siguiente enlace para entrar a la página donde estaremos cargando los video tutoriales del Departamento de Sistemas de Gestión (Oficina de ISO)
